EDI : les factures se font "coffrer"

Ouvrir un coffre électronique labellisé pour y recevoir des factures dématérialisées conformes aux normes fiscales, c'est ce que propose aux opticiens l'association EDI-Optique à travers son projet Opto-Démat.

Factures par-ci, factures par-là ; inévitablement, en magasin, la paperasse s'accumule. Pour en finir avec ces piles de documents papiers, l'association EDI-Optique a mené, avec le soutien de la Direction générale des Finances et du Ministère de l'Économie, de l'Industrie et du Numérique, un projet inédit sous le nom Opto-Démat. Comme son nom le suggère, ce projet initié dès 2012, et testé deux ans durant avec l'aide d'une dizaine de fournisseurs, a pour but de supprimer à terme les factures papiers entre tous les acteurs du secteur de l'optique, et d'abord, évidemment, entre opticiens et fournisseurs. Cette dématérialisation ne pouvait pas se faire n'importe comment, mais en suivant des standards fiscaux précis garantissant la bonne conformité des factures électroniques. Un enjeu d'autant plus important que d'ici 2019, en vertu de la loi Macron, obligation sera faite aux opticiens d'accepter des factures dématérialisées émises par leurs fournisseurs. Dans cette perspective, EDI-Optique propose donc avec Opto-Démat l'ouverture d'un e-coffre certifié conforme. C'est par le biais de ce coffre électronique personnel que l'opticien pourra accéder aux documents déposés par ses fournisseurs. Pour la mise en place de ce dispositif, Cegedim et ICDSC sont les deux prestataires sélectionnés par EDI-Optique.

Question que se posera tout opticien intéressé : posséder son propre coffre, cela a-t-il un coût ? En charge de l'opérationnel pour EDI-Optique, Jean-Christophe Leroy explique que "théoriquement cela coûte entre 15 et 25 euros par an, des tarifs variables en fonction de la taille du magasin. Mais jusqu'à la fin de l'année, l'ouverture d'un e-coffre est gratuite pour la simple et bonne raison que l'association prend les coûts d'ouverture à sa charge. Au-delà de cette date, ce sera payant". M. Leroy précise d'autre part que certaines centrales et enseignes ont fait le choix d'assumer les coûts de ces ouvertures de coffres électroniques pour leurs affiliés, dans le but de généraliser plus facilement et rapidement le déploiement de ce type de stockage. Autre question que pourra se poser l'opticien : Opto-Démat étant une solution numérique, sa mise a jour sera-t-elle payante ? "Aucun coût supplémentaire n'est à prévoir de ce côté-là, garantit M. Leroy. Les évolutions de certaines fonctionnalités se feront automatiquement et gratuitement".

Dans le détail, ce nouveau mode de stockage des factures présente au moins cinq bénéfices, selon la direction d'EDI-Optique : l'archivage facilité des factures au format PDF, la réduction des coûts comptables (évaluée entre 30 et 50 %, la facture électronique permettant de gérer en interne certaines fonctions jusqu'alors assumées par un expert-comptable), la dimension environnemental (à l'horizon 2019, 10 millions de factures, soit 40 millions de feuilles de papier, pourraient être économisées), une mise en conformité anticipée par rapport aux obligations légales à venir et, enfin, l'accessibilité et la sécurisation des documents pendant 10 ans.

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